18 выпуск (28.04.2006)

Здравствуйте!

Вопрос от Алии (Набережные Челны) .
Допускается ли использование фонов, музыки или звуков в таком письме и как лучше или правильно составить (стилистика, оформление) деловое письмо, чтобы оно не воспринималось получателем, извиняюсь за повторение, как спам, а действительно привлекало потенциального клиента.

Отвечает Лидия Соболева – ко-тренер компании IGRO, специалист по этикету.

Если говорить о деловом письме, то фонам, графическим или музыкальным, здесь не место. Во-первых, это заставляет послание выглядеть, как спам и не соответствует стандартам оформления делового письма. Во-вторых, всякое приложение «утяжеляет» послание, адресат будет долго его получать.
Единственным дополнением к такого рода письмам может быть фирменный бланк.
Письма, отправляемые нам по электронной почте, не требуют особых знаний делопроизводства. Оформляется оно по схеме «Приветствие – основное содержание – прощание, пожелания – P.S (если есть) - информация об отправителе (как правило, уже присутствует в шаблоне письма)».
В отношении основного содержания письма есть 2 золотых правила:

«В деловых письмах превыше всего ценится ясность»
(Честерфилд)

«Каждое лишнее слово есть бремя для чтения»
(Кашанский)